LE 3 DOMANDE FONDAMENTALI PER UNA CORRETTA TRANSIZIONE
Il 15 settembre 2015 sono state pubblicate le nuove edizioni degli standard ISO “Quality Management Systems” e “Environmental management systems — Requirements with guidance for use, che sostituiscono rispettivamente la ISO 9001:2008 e la ISO 14001:2004. È già disponibile la traduzione in italiano – UNI EN ISO 9001:2015 “Sistemi di gestione per la qualità-Requisiti” e UNI EN ISO 14001:2015 “Sistemi di gestione ambientale – Requisiti e guida per l’uso” (www.uni.com)
Lo IAF – International Accreditation Forum – ha stabilito per la loro entrata in vigore un periodo transitorio di 3 anni dalla pubblicazione.
Di seguito sono trattati i tre interrogativi chiave che le Organizzazioni in procinto di intraprendere il percorso di certificazione o transizione secondo le nuove edizioni delle norme si trovano ad affrontare.
- PERCHÉ LA NORMA È STATA REVISIONATA?
ISO – abbreviazione di Organizzazione internazionale per la normazione – è un’organizzazione che definisce norme tecniche a livello internazionale. Il suo fine è quello di analizzare i comportamenti delle Organizzazioni e lo stato dell’arte nella fabbricazione di prodotti ed erogazione di servizi a livello mondiale, per tradurli in standard che forniscano indicazioni alle Organizzazioni stesse su come operare nel modo più coerente possibile, facilitando così la fruizione di prodotti e servizi dal maggior numero possibile di attori economici sul mercato.
Tutti gli standard ISO sono periodicamente rivisti per stabilire se è necessario apportare eventuali modifiche che le mantengano aggiornate e pertinenti con il contesto economico e tecnologico corrente. Lo standard ISO 14001: 2015 è stato revisionato per renderlo compatibile con l’evoluzione in atto del mercato e con le norme relative ad altri sistemi di gestione (quali ad esempio la ISO 9001, ISO 27001, ISO 22301 ecc.).
Pertanto dotarsi di un sistema di gestione conforme alla nuova ISO 14001:2015 significa per un’Organizzazione dimostrare di gestire le proprie responsabilità ambientali, ridurre i costi relativi alle risorse naturali impiegate e tutelare la propria immagine, rimanendo costantemente allineata alle esigenze e continue trasformazioni di un mercato sempre più complesso e in maniera tale da poter competere e dialogare con le altre Organizzazioni e i consumatori a livello internazionale, ormai sempre più consapevoli e sensibilizzati alle tematiche e problematiche di questo tipo, alle quali sempre più spesso si riferiscono per orientare le proprie scelte finali sui prodotti e servizi da utilizzare.
- COSA È STATO MODIFICATO?
Le modifiche più significative introdotte dalla ISO 14001:2015 riguardano i seguenti aspetti:
- Adozione della HLS-High Level Structure (Struttura di alto livello)
La ISO ha elaborato una struttura comune nella definizione dei requisiti per tutti gli standard relativi ai Sistemi di Gestione, al fine di facilitare e incrementare la congruenza e l’omogeneità nell’integrazione di più sistemi gestionali; esigenza sempre più sentita e diffusa nell’attuale contesto economico e organizzativo.
La nuova struttura prevede l’articolazione della norma in 10 requisiti, alcuni dei quali sempre presenti in ciascuna norma riguardante i Sistemi di Gestione.
- Rischi e opportunità
Pur essendo il concetto già presente nella revisione del 2004, dove l’”impatto ambientale” veniva definito come “Qualunque modificazione dell’ambiente negativa o benefica…”, ora è viene sottolineato con maggiore incisività ed esteso all’intero sistema di gestione ambientale. L’organizzazione definisce i rischi connessi a pericoli e opportunità per assicurare che il sistema di gestione ambientale raggiunga i risultati attesi e previsti e riduca gli effetti indesiderati. In particolare rischi ed opportunità devono essere valutati in relazione agli aspetti ambientali significativi, alle prescrizioni legislative applicabili ed aal contesto organizzativo.
- Concetto di “Contesto dell’organizzazione”
L’analisi del contesto è un processo conoscitivo che ogni Organizzazione attua per individuare i rischi e le opportunità a cui la propria operatività e il perseguimento dei propri obiettivi strategici e di business sono soggetti sia in relazione alla configurazione dell’ambiente interno aziendale, che al più ampio ambito esterno, con cui l’Organizzazione stessa si interrela mediante un processo continuativo e dinamico. Anche in questo caso il concetto era implicitamente contenuto nella revisione del 2004, dove si parlava di identificazione degli aspetti ambientali significativi e dei conseguenti impatti, e si consideravano le parti interessate sia in relazione alla definizione di politica, obiettivi e programmi che alla comunicazione e informazione interna ed esterna; ora viene ulteriormente esteso, consentendo così di definire azioni da intraprendere effettivamente applicabili all’ambito in cui si contestualizzano, con conseguente aumento della loro efficacia.
- Maggiore flessibilità nella struttura documentale
La nuova ISO è meno impositiva relativamente ai documenti ed alle registrazioni da produrre per il Sistema di Gestione; eclatante potrebbe sembrare la scomparsa del Manuale Qualità, che non viene più esplicitamente richiesto come tale. Viene modificata la terminologia per cui invece che di “documenti” e “registrazioni” si parla di “Informazioni Documentate”, riconoscendo la validità di qualsiasi forma espositiva e di supporto ritenuta idonea allo scopo.
Tuttavia, ciò NON significa che documenti e registrazioni non si debbano più produrre, ma semplicemente che l’Organizzazione è libera di individuare ciò che ritiene veramente utile sia scritto e consultabile per garantire il corretto e continuo funzionamento delle proprie attività (anche in questo caso, quindi, in un’ottica di prevenzione dei rischi…)
- Enfatizzazione di alcuni aspetti
La norma pone l’accento su alcuni aspetti che già erano esplicitamente previsti dall’edizione 2004, ma che non sempre sono stati pienamente capiti e/o sviluppati dalle Organizzazioni, quali ad esempio:
– Leadership: con l’introduzione dei nuovi concetti di “Analisi del Contesto” e “Rischi e opportunità” viene chiamata direttamente in causa l’Alta Direzione (Top Management) nell’individuazione ed attuazione di misure atte a prevenire gli impatti negativi, utilizzare le risorse in maniera sostenibile, proteggere i comparti ambientali di interazione. A dimostrazione di ciò non compare più nella norma la figura del “Rappresentante della Direzione”, che spesso aveva creato confusione portandolo ad identificarlo con il Responsabile del Sistema di Gestione (figura che peraltro non è mai stata indicata nella norma)
– Prospettiva Ciclo di Vita (Life cycle perspective): l’applicazione di un approccio “dalla culla alla tomba” conduce ad operare la tutela dell’ambiente lungo tutta la catena produttiva (progettazione -> scelta ed acquisizione delle materia prime e delle tecnologie produttive -> controllo -> imballaggio e distribuzione -> modalità di recupero/riciclo/smaltimento). Il controllo comprende anche i processi affidati in outsourcing
– Valutazione delle prestazioni: viene sottolineato che l’organizzazione stabilisce cosa deve essere monitorato e controllato, definendo le attività che possono avere impatti significativi sull’ambiente, gli obblighi di conformità legale, la gestione delle scadenze delle azioni individuate e il progresso nel raggiungimento degli obiettivi ambientali sulla base di opportuni indicatori
– Consapevolezza: viene sottolineato con maggiore incisività come il know-how aziendale e la competenza e qualifica del personale siano un elemento imprescindibile per il raggiungimento degli obiettivi che si è prefissata l’Organizzazione
– Comunicazione: pone l’accento anche sulla comunicazione esterna. L’Organizzazione definisce quali comunicazioni rilevanti per il sistema di gestione diramare, a chi, quando e comee
- COME DEVO FARE?
- A) ORGANIZZAZIONE GIÀ CERTIFICATA ISO 14001:2004
MA ALLORA ADESSO… L’ORGANISMO DI CERTIFICAZIONE COSA SI ASPETTA DI TROVARE?
ASSOLUTAMENTE NO.
La nuova ISO 14001 valorizza la maturità acquisita dall’Organizzazione, incentivando il passaggio da un approccio ancora percepito come “impositivo” a uno in cui è l’Organizzazione l’effettiva protagonista nella definizione del Sistema di Gestione, con una maggiore libertà nel decidere cosa è veramente importante gestire con il proprio sistema e come farlo. Pertanto anche l’Organismo di Certificazione valuterà il sistema di gestione secondo questa nuova ottica.
L’Organizzazione dovrà perciò:
– Analizzare il Sistema di gestione in essere alla luce dei cambiamenti apportati dalla revisione della norma
– Identificare le carenze e le necessità di sviluppo o ampliamento di particolari aspetti: molti dei concetti sviluppati dalla nuova norma erano in realtà già contenuti – più o meno esplicitamente – nella precedente revisione; è facile intuire ad esempio che chi aveva sviluppato una corretta Analisi Ambientale Iniziale ha già posto le basi per la definizione del contesto esterno, per cui con poche integrazioni avrà la possibilità di coprire il requisito previsto dalla nuova norma
– Aggiornare il sistema con le modifiche individuate
– Definire un opportuno percorso formativo e informativo per garantire l’efficacia del sistema come modificato
– Contattare ACM per definire le date di audit: il passaggio alla nuova norma può essere fatto durante la visita di sorveglianza e/o rinnovo senza alcun aggravio dei costi.
Prima di cancellare tutto quello che ha finora rappresentato il vostro know-how, introducendo modifiche o acquisendo nuovi strumenti o pacchetti per lo sviluppo del Sistema di Gestione, informatevi e FORMATEVI per capire cosa è veramente necessario per adeguarsi alla ISO 14001:2015. Come sempre sarà possibile richiedere ad ACM Cert un eventuale pre-audit per avere un riscontro sull’adeguatezza del sistema aggiornato.
ENTRO QUANDO DEVO ADEGUARMI ALLA NUOVA REVISIONE DELLA ISO 14001?
Il periodo di transizione per il passaggio alla nuova norma è di tre anni a partire dalla pubblicazione. Perciò entro il 15.09.2018 tutte le organizzazioni certificate dovranno avere effettuato il passaggio alla ISO 14001:2015.
Fino al 15.09.2018: l’edizione della ISO 14001:2004 continua a rimanere in vigore coesistendo con la norma ISO 14001:2015. La data di scadenza delle certificazioni ISO 14001:2004 emesse durante il periodo di transizione corrisponderà alla fine del periodo di transizione di 3 anni.
Dopo il 15.09.2018: i certificati rilasciati in accordo alla norma ISO 14001:2004 cesseranno di essere validi.
- B) ORGANIZZAZIONE NON ANCORA CERTIFICATA ISO 14001:2004
Per avviare l’iter di certificazione, l’Organizzazione deve:
– implementare un sistema di gestione conforme alla norma
– definire tempi entro cui si vorrebbe concludere l’iter di certificazione
– inoltrare la domanda di certificazione o contattare ACM CERT per richiedere informazioni
È possibile richiedere ad ACM Cert un eventuale pre-audit per avere un riscontro sullo stato del sistema e valutare l’effettiva preparazione a ricevere la visita per la certificazione.
